Create order in the mess

order

Being well-organized does not need to be in contrast to being creative. On the contrary, most great artists know the place of smallest thing they need for their creative work and the coolest and wildest rock musician may have his sound studio in meticulous order. Keeping track of your things, and not having to spend 10 minutes every morning to find your car keys also frees up a lot of time for other more useful activities, including creative work.

This is easier said than done as we are not genetically programmed to keep track of all of the thousands of gadgets we have in our homes or all the information that pours over us through social media, email and other Internet sources. Our brains have built-in constraints when it comes to attention, focus and keeping several things in the head at the same time.

The American neuropsychologist Daniel Levitin provides in his book The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, based on modern research on how our brain works, solid advice on how to better organise yourself in your everyday life for increased creativity and self-fulfilment. The trick is to relieve the brain as much as possible from constantly keeping track of the details of everyday life, which not only saves time but also reduces stress and anxiety. The following tips are handy advice from Levitin’s book.

  • Categorise your things by usage or times / situations when you need them and create a specific space for each category of items. Start with a rough primary sorting, and do a more detailed secondary sorting later on as needed. Keep the things you need most often easily at hand.
  • Each thing / category of things should have its specific place – preferably marked in some way. When using something, take the habit to always put it back in its place. This applies not least to the keys when you get home. Never put anything in a place that is intended for something else.
  • Avoid moving things around the house. If you are in need of reading glasses at different places in your home, get several pairs so you do not have to move around and give them a specific place in each room where you need them.
  • Minimise the things you need to keep track of by systematically eliminating everything that you no longer need.
  • If you have lost something, try to remember where you last know you had it, and then try to mentally follow the trail what you did since.
  • Relieve memory: write memos, use a dispenser for your medication.
  • Practice mindfulness, focusing your full attention on what you are doing right now.

svensk_flagga   Detta blogginlägg på svenska

Skapa ordning i röran

order

Att vara välorganiserad behöver inte stå i motsats till att vara kreativ. Tvärtom så har många stora konstnärer full koll på allt de behöver i sin ateljé, och de stökigaste rockmusiker kan ha sin studio i minutiös ordning.  Att ha koll på sina prylar och inte behöva ägna en kvart varje morgon åt att hitta sina bilnycklar friar också upp mycket tid till andra vettigare aktiviteter, inklusive kreativt skapande.

Detta är lättare sagt än gjort då vi inte är genetiskt programmerade till att hålla koll på alla dessa tusentals prylar vi har i våra hem, eller all den information som sköljer över oss via sociala medier, email och andra Internetkällor. Våra hjärnor inbyggda begränsningar när det kommer till uppmärksamhet, fokusering och att hålla flera saker i huvudet samtidigt.

Den amerikanske neuropsykologen Daniel Levitin har i sin bok The organized mind: Thinking straight in the age of information overload utgått från modern forskning om hur vår hjärna fungerar för att ge handfasta råd om hur vi kan bättre organisera oss i vår vardag för ökad kreativitet och självförverkligande. Tricket är att avlasta hjärnan maximalt från att ständigt behöva hålla koll på vardagen, vilket inte bara sparar tid utan också minskar stress och olust. Nedanstående tips är handfasta råd från Levitins bok.

  • Kategorisera dina prylar efter användningsområden eller tidpunkter/situationer då du behöver dem och skapa ett specifikt utrymme för varje kategori av föremål. Grovsortera först och finsortera senare efter behov. Ha de prylar du behöver oftast närmast till hands.
  • Varje sak/kategori av saker ska ha sin specifika plats – gärna utmärkt på något sätt. När du använt något ta till vana att alltid omedelbart lägga tillbaka det på sin plats. Detta gäller inte minst nycklarna när du kommit hem. Lägg aldrig något på en plats som är avsett för något annat.
  • Undvik att flytta runt saker i huset. Om du är i behov av läsglasögon på olika platser i ditt hem så skaffa flera stycken så att du inte behöver flytta runt dem och ge dem en specifik plats i varje rum där du behöver dem.
  • Minimera de saker du behöver ha koll på genom att systematiskt göra dig av med allt som du inte längre behöver.
  • Om du ändå blir av med något så försök komma ihåg var du senast vet att du hade det och försök sedan att mentalt följa spåret vad du gjorde sedan dess.
  • Avlasta minnet: skriv minneslappar, använd en dosett för dina mediciner.
  • Praktisera mindfulness, med totalt fokus på vad du gör just nu.

united-kingdom-flag-1-   This blog post in English

Learn how to prioritise – The 80/20 principle

Paretoprincipen

This time of year is often full of New Year’s resolutions about living a better life in the coming year. Perhaps exercising more, spending more time with family and friends or start with a new hobby. But how to find time for these new things, when the life puzzle is difficult to gather already as it is?

In this situation, you may be guided by the pareto principle, or the 80/20 principle, meaning that 20% of what you do gives you 80% of the value. The principle is named after the Italian economist Vilfredo Pareto, who in 1906 noted that 80% of all land in Italy was owned by 20% of the population.

Later, the principle has come to be applied in many other areas and it seems to be true in most contexts, for example most people, use about 20% of their clothes 80% of the time or use their 20 favourite recepies for 80% of their dinners. Note that the important thing about the principle is not the exact proportion, but the lack of symmetry. It might as well be 85/15 or 90/10 – but seldom less less than 80/20.

From this obviously follows the dilemma to identify the 20% that gives the most value. This requires thought, both to apply the principle to your private life and in your role as a manager.

80/20 applied to your private life: Outside the job you should focus on the 20% that gives you the most satisfaction in life. Maybe spending time with children and grandchildren, walking in the nature, sailing, reading novel or engaging in bird watching. If you truthfully look into your heart, you will likely intuitively know what it is that gives you the most joy and energy. If you are unsure, then you might start by writing down a list of everything you do in a week and then ranking.

Then spend your time on the items on the top of the list and deprioritize everything else without any bad conscience.

80/20 applied to your work: At work, the pareto principle means that if you are a manager you should focus on the 20% that can not be done better by any of your team members. If somebody else can do it as well or better than yourself, then you should delegate.

This means you have to be honest and may need to struggle with yourself giving up things that give you joy and satisfaction or where you have your comfort zone. This is often most difficult for those recently promoted from operational activities to a managerial role, not least if the reason for promotion has been operational skills.

You also have to put your ego aside to accept that for many (perhaps most) of the tasks falling within your area of ​​activity there are other employees who are more skilled and capable of performing them. This is another reason for you to focus on those areas where your added value is the greatest.

If you are a recently promoted expert, then your biggest challenge is often to shift focus and allow yourself (or force yourself) to let go of some of the operational work of your new subordinates and fight the impulse to micromanage.

What lies in the 20% that will be your new focus shifts from workplace to workplace and from position to position, but it will also change over time. Not least in the fast-growing startup organization, the effective leadership will require continually new priorities of what to do and what to delegate downwards.

Wishing all my blog readers a happy, productive and creative new year!

svensk_flagga  Detta blogginlägg på svenska

Lär dig prioritera – 80/20-principen

Paretoprincipen

Den här tiden på året är ofta full av nyårslöften rörande att leva ett bättre liv under det kommande året. Kanske träna mer, ägna mer tid och familj och vänner eller börja med en ny hobby. Men hur ska man finna tid till dessa nya saker, när livspusslet är svårt att få ihop redan som det är?

I detta läge kan man få hjälp av paretoprincipen, eller 80/20-principen, som innebär att 20 % av vad du gör ger dig 80 % av värdet. Principen kommer från den italienske ekonomen Vilfredo Pareto som 1906 noterade att 80 % av all mark i Italien ägdes av 20 % av befolkningen.

Senare har principen kommit att appliceras inom många andra områden och den verkar hålla i de flesta sammanhang, t.ex. så gäller för de flesta människor att de använder ungefär 20 % av sina kläder 80 % av tiden eller äter sina 20 favoritrecept 80% av middagarna. Notera att det viktiga med principen inte är den exakta proportionen utan bristen på symmetri. Det kan lika gärna vara 85/15 eller 90/10 – dock mer sällan mindre än 80/20.

Med detta följer givetvis kruxet att identifiera de 20% som ger mest värde. Detta kräver eftertanke, både för att applicera principen på ditt privatliv och i din roll som chef.

80/20 i ditt privatliv. Utanför jobbet bör du fokusera på de 20% som ger dig mest tillfredsställelse i livet. Det kanske är att tillbringa tid med barn och barnbarn, vistas i naturen, segla, läsa skönlitteratur eller att ägna dig åt fågelskådning. Om du rannsakar dig själv så vet du säkert intuitivt vad det är som ger dig mest glädje och energi. Om du är osäker så kanske du ska börja med att skriva ner på en lista allt vad du gör under en vecka och sedan rangordna. Lägg sedan din tid på det som kommer högst på listan och dra ner på allt annat med gott samvete.

80/20 på jobbet. På arbetet innebär paretoprincipen att om du är chef så ska du fokusera på de 20% som inte kan göras bättre av någon av dina medarbetare. Om någon annan kan göra det lika bra eller bättre än du själv så ska du delegera.

Detta innebär att du måste vara ärlig och kanske behöva kämpa med dig själv ge upp saker som ger dig glädje och tillfredsställelse eller där du har din komfortzon. Svårast kan det vara för den som nyligen blivit befordrad från den operativa verksamheten till en chefsroll, inte minst om grunden till befordran varit skicklighet på den operativa sidan.

Du måste också lägga ditt ego åt sidan att acceptera att för många (kanske de flesta) av arbetsuppgifterna som faller inom ditt verksamhetsområde finns det andra som är skickligare och mer kapabla att utföra dem. Detta är ytterligare en anledning att du ska fokusera på de områden där ditt mervärde är det största.

Om du är nybliven chef så är sannolikt din största utmaning att skifta fokus och tillåta dig (eller tvinga dig) själv att släppa det operativa arbetet till dina nya underställda och bekämpa impulsen att detaljstyra.

Vad som ligger i de 20% som ska bli ditt nya fokus skiftar från arbetsplats till arbetsplats och från position till , men det kommer också att skifta över tiden. Inte minst i den snabbt växande uppstartsorganisationen, så kommer det effektiva chefskapet att kräva ständigt nya prioriteringar av vad du själv ska göra och vad du ska delegera.

Önskar alla bloggläsare ett gott, kreativt och givande nytt år!

united-kingdom-flag-1-  This blog post in English

To live your life like a martial arts master

MartialArts

Life is a long series of small and big choices, from the minor ones like what we eat for dinner to the big life-changing cross-roads, like career path, choice of life partner and deciding where to settle. As humans, we are creatures of habit, and it is hard-coded in our genes to create patterns and repeat actions that have proven to previously work well. I have written in a previous blog post “Your habits: from narrow forest path to expressway” how our brains all the time work with patterns.

If we were constantly encountering the same situations, this might have been an optimal strategy in all situations. But this is not how life is. Instead, life constantly exposes us to new tests and new challenges. If we then have limited our actions to a single way of responding, we would be like a boxer who only knows how to do left jabs and constantly attacks in exactly the same predictable way. It goes without saying that he would be very easy to defeat.

It’s the same way in real life. Instead of being the boxer with limited abilities, we should instead strive to become masters of martial arts, a fighter with flexibility and versatility. He or she has become proficient in a variety of tactics and strategies, although some remain favourites that eventually develop into perfection.

But it’s not enough to master the different techniques, it’s just as important to be flexible. What separates the champion from the amateur is the ability to constantly see the situation just as it takes place in the present and choose the best way to act in that specific situation. Sometimes this may be offensive to move forward, but sometimes it may be better to duck for the hits and take a step backward and wait for the right moment to strike.

This is not easy. To see the real-world situation requires us to take ourselves outside of our prejudices, and watching the world with a non-judgmental curiosity without any preconceived view, that is to be mindful.

It also requires being empathetic with the ability to understand how people around us think and react. This of course applies to the persons closest around us. An open, perceiving and present attitude, strengthens the ties to the people who matter most to us, but the ability to observe and understand is of equal importance regarding our opponents. The good diplomat knows that the most important thing in a negotiation is to understand not only what the opponent wants to achieve, but also his  values ​​and what drives him.

Being flexible in life is not an ability we are naturally born with, but a conscious life-choice and something that needs to be trained and integrated into our lives, the same way as the karate master must continue to practice every day to keep on top.

We need to train our conscious awareness – to see without judging. But we must also constantly challenge our habits, choose new ways to drive home from work, read books by new authors and on new topics, travel to get new experiences and be curious and listen instead of talking when we meet new people.

Life is a great adventure that constantly offers a stream of new opportunities that constantly pass by us. Flexibility means noting these opportunities and catching them on the fly, seeing the new roads and have the courage to climb the mountain in front of us instead of turning around. Take a chance and see what’s happening. If the outcome does not suit you, then choose another direction. But this way of living does not mean to always choose the new road. That would not have been particularly flexible.

svensk_flagga Detta blogginlägg på svenska

Att leva sitt liv som en kampsportsmästare

MartialArts

Hela livet är en lång rad av små och stora val; från de små som vad vi ska äta till middag till de stora livsavgörande valen som yrke, val av livspartner och var vi ska bosätta oss. Vi är som biologiska varelser vanedjur, där det ligger hårdkodat i våra gener att hela tiden upprepa handlingar som visat sig fungera väl tidigare. I ett tidigare blogginlägg, ”Dina vanor – från skogsstig till motorväg”, har jag skrivit om hur vi hela tiden styrs av hjärnans sätt att skapa mönster för vårt tänkande.

Om vi hela tiden skulle mötas av samma situationer hade detta kanske varit en optimal strategi i alla lägen. Men livet är inte sådant. I stället utsätter det oss hela tiden för nya tester och nya utmaningar. Om vi då har begränsat vårt handlande till ett enda sätt att reagera, är vi som en boxare som bara behärskar vänsterkrokar och hela tiden anfaller på exakt samma förutsägbara sätt. Det säger sig självt att denne skulle vara mycket lätt att besegra i sin ensidighet.

På samma sätt är det i verkliga livet. I stället för att vara som den begränsade boxaren, bör vi sträva efter att bli som kampsportsmästaren. En sådan har mångsidighet. Han eller hon behärskar en rad olika tekniker, även om en del förblir favoriter som så småningom utvecklas till fulländning.

Men det räcker inte med att behärska de olika teknikerna, det är lika viktigt att vara flexibel. Det som skiljer mästaren från amatören är förmågan att hela tiden uppfatta situationen precis som den utspelar sig i nuet och välja det för situationen bästa sättet att agera. Ibland kan detta vara att offensivt gå framåt, men ibland kan det i stället vara bättre att ducka för slagen och ta ett steg tillbaka och vänta en stund tills det rätta tillfället dyker upp.

Detta är inte lätt. Att se situationen som den verklige är kräver att vi tar oss själva utanför våra fördomar om världen för att i stället neutralt betrakta omgivningen med nyfikenhet men utan dömande eller förutfattade meningar, d.v.s. att vara mindful.

Det gäller också att vara empatisk med förmåga att sätta oss in i hur människor i vår omgivning tänker och reagerar. Detta gäller givetvis vår närmaste omgivning. En öppen, inkännande och närvarande attityd stärker banden till de människor som betyder mest för oss, men inkänningsförmåga gäller i minst lika hög grad våra motståndare. Den duktige diplomaten vet att det allra viktigaste i en förhandling är att förstå inte bara vad motparten vill uppnå, men också dennes känslomässiga värderingar och drivkrafter.

Att vara flexibel i sitt liv är inget medfött utan ett medvetet livsval och något som behöver tränas upp och integreras i våra liv på samma sätt som karatemästaren måste fortsätta att träna varje dag för att fortsätta vara på toppen.

Vi måste träna upp vår medvetna närvaro – att se utan att döma. Men vi måste också hela tiden utmana våra vanor, välja nya vägar hem från jobbet, läsa böcker av nya författare och om nya ämnen, resa för att skaffa oss nya erfarenheter och vara nyfikna och lyssna i stället för att prata när vi träffar nya människor.

Livet är ett stort äventyr som hela tiden erbjuder en ström av nya möjligheter som hela tiden passerar förbi oss. Flexibilitet innebär att uppfatta dessa möjligheter och fånga dem i flykten, att se de nya vägarna och modet att bestiga berget framför oss i stället för att vända om. Ta chansen och se vad som händer. Om det inte passar dig så välj att gå i en annan riktning. Men detta sätt att leva livet innebär inte att i alla lägen envist välja det oprövade. Det hade inte varit särskilt flexibelt!

united-kingdom-flag-1- This blog post in English

Bryta sig fri från gamla tankemönster

Break_through
“Break through from your mold” av Zenos Frudakis, Philadelphia, Pennsylvania, USA

Med hjärnan i autopilotläge kan vi utföra många vardagliga handlingar utan medveten ansträngning. Men som för allting annat här i världen så betalar vi ett pris för denna förmåga att skala bort impulser som når oss. Med autopiloten påkopplad och filtren på max-läge så berövar vi oss samtidigt många sinnesintryck som både hade kunnat berika vår vardag och öka vår kreativitet.

I stället fylls detta tomrum upp av ett ändlöst brus av tankar som styr oss lika mycket som vi styr dem. Ibland kan detta vara bra för kreativiteten, men lika ofta är det ovälkomna tankar som fokuserar på problem och negativa saker.

Att fastna i gamla tankemönster är ett av de allra största hoten mot det kreativa tänkandet är. Vårt sätt att tänka gör att tidigare erfarenheter lagras och införlivas i en ”världsbild” där vi har programmerat in bestämda uppfattningar om hur saker och ting är och fungerar.

Denna världsbild förstärks i skolan där fokus är på lärande – inte på tänkande. Det är inget fel på lärandet i sig. Ju mer vi kan, desto större bank av minnen och intryck kan vi ösa ur när vi associerar. Men vi riskerar också att låsa fast vårt tänkande utifrån våra tidigare erfarenheter, både dem vi gjort själva och dem vi fått av att lära oss från andra.

Den icke-kreativa tänkaren försöker så snabbt som möjlighet hitta likheter mellan problemet och tidigare erfarenheter. Detta är ett väldigt effektivt sätt att lösa flertalet av de problem vi konfronteras med i vår vardag, men det leder inte till nytänkande.

Den kreativa tänkaren däremot dras till det mångtydiga, annorlunda, inkonsekventa, diffusa och udda. För att bli effektiva idékläckare behöver vi därför hela tiden ifrågasätta vår världsbild och aktivt bryta ner de begränsningar som våra tankemönster ger oss.

Om vi inte gör detta kommer vi att angripa alla problem genom att se bakåt och utgå från hur problemet lösts tidigare i stället för att se framåt och hitta helt nya angreppssätt.


Tips: Ett bra sätt att berika ditt liv är att medvetandegöra dina inrutade vanor, och sedan försöka göra tvärtom. Inte för att det sätt du gör dem på är fel, utan för att få nya upplevelser och berika ditt liv.

Variera din frukost, ta en ny väg hem från jobbet, variera din garderob, prova en ny lunchrestaurang, byt till en annan tidning, köp hem en kokbok och arbeta dig igenom recepten, hitta nya promenadvägar, bada i stället för att duscha, lyssna på nya radiokanaler…

Genom att konsekvent försöka utmana dina vanor får du både nya impulser och så småningom en livsstil där du har lättare att se nya möjligheter.


united-kingdom-flag-1- This blog post in English