Create order in the mess

order

Being well-organized does not need to be in contrast to being creative. On the contrary, most great artists know the place of smallest thing they need for their creative work and the coolest and wildest rock musician may have his sound studio in meticulous order. Keeping track of your things, and not having to spend 10 minutes every morning to find your car keys also frees up a lot of time for other more useful activities, including creative work.

This is easier said than done as we are not genetically programmed to keep track of all of the thousands of gadgets we have in our homes or all the information that pours over us through social media, email and other Internet sources. Our brains have built-in constraints when it comes to attention, focus and keeping several things in the head at the same time.

The American neuropsychologist Daniel Levitin provides in his book The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, based on modern research on how our brain works, solid advice on how to better organise yourself in your everyday life for increased creativity and self-fulfilment. The trick is to relieve the brain as much as possible from constantly keeping track of the details of everyday life, which not only saves time but also reduces stress and anxiety. The following tips are handy advice from Levitin’s book.

  • Categorise your things by usage or times / situations when you need them and create a specific space for each category of items. Start with a rough primary sorting, and do a more detailed secondary sorting later on as needed. Keep the things you need most often easily at hand.
  • Each thing / category of things should have its specific place – preferably marked in some way. When using something, take the habit to always put it back in its place. This applies not least to the keys when you get home. Never put anything in a place that is intended for something else.
  • Avoid moving things around the house. If you are in need of reading glasses at different places in your home, get several pairs so you do not have to move around and give them a specific place in each room where you need them.
  • Minimise the things you need to keep track of by systematically eliminating everything that you no longer need.
  • If you have lost something, try to remember where you last know you had it, and then try to mentally follow the trail what you did since.
  • Relieve memory: write memos, use a dispenser for your medication.
  • Practice mindfulness, focusing your full attention on what you are doing right now.

svensk_flagga   Detta blogginlägg på svenska

Skapa ordning i röran

order

Att vara välorganiserad behöver inte stå i motsats till att vara kreativ. Tvärtom så har många stora konstnärer full koll på allt de behöver i sin ateljé, och de stökigaste rockmusiker kan ha sin studio i minutiös ordning.  Att ha koll på sina prylar och inte behöva ägna en kvart varje morgon åt att hitta sina bilnycklar friar också upp mycket tid till andra vettigare aktiviteter, inklusive kreativt skapande.

Detta är lättare sagt än gjort då vi inte är genetiskt programmerade till att hålla koll på alla dessa tusentals prylar vi har i våra hem, eller all den information som sköljer över oss via sociala medier, email och andra Internetkällor. Våra hjärnor inbyggda begränsningar när det kommer till uppmärksamhet, fokusering och att hålla flera saker i huvudet samtidigt.

Den amerikanske neuropsykologen Daniel Levitin har i sin bok The organized mind: Thinking straight in the age of information overload utgått från modern forskning om hur vår hjärna fungerar för att ge handfasta råd om hur vi kan bättre organisera oss i vår vardag för ökad kreativitet och självförverkligande. Tricket är att avlasta hjärnan maximalt från att ständigt behöva hålla koll på vardagen, vilket inte bara sparar tid utan också minskar stress och olust. Nedanstående tips är handfasta råd från Levitins bok.

  • Kategorisera dina prylar efter användningsområden eller tidpunkter/situationer då du behöver dem och skapa ett specifikt utrymme för varje kategori av föremål. Grovsortera först och finsortera senare efter behov. Ha de prylar du behöver oftast närmast till hands.
  • Varje sak/kategori av saker ska ha sin specifika plats – gärna utmärkt på något sätt. När du använt något ta till vana att alltid omedelbart lägga tillbaka det på sin plats. Detta gäller inte minst nycklarna när du kommit hem. Lägg aldrig något på en plats som är avsett för något annat.
  • Undvik att flytta runt saker i huset. Om du är i behov av läsglasögon på olika platser i ditt hem så skaffa flera stycken så att du inte behöver flytta runt dem och ge dem en specifik plats i varje rum där du behöver dem.
  • Minimera de saker du behöver ha koll på genom att systematiskt göra dig av med allt som du inte längre behöver.
  • Om du ändå blir av med något så försök komma ihåg var du senast vet att du hade det och försök sedan att mentalt följa spåret vad du gjorde sedan dess.
  • Avlasta minnet: skriv minneslappar, använd en dosett för dina mediciner.
  • Praktisera mindfulness, med totalt fokus på vad du gör just nu.

united-kingdom-flag-1-   This blog post in English

Learn how to prioritise – The 80/20 principle

Paretoprincipen

This time of year is often full of New Year’s resolutions about living a better life in the coming year. Perhaps exercising more, spending more time with family and friends or start with a new hobby. But how to find time for these new things, when the life puzzle is difficult to gather already as it is?

In this situation, you may be guided by the pareto principle, or the 80/20 principle, meaning that 20% of what you do gives you 80% of the value. The principle is named after the Italian economist Vilfredo Pareto, who in 1906 noted that 80% of all land in Italy was owned by 20% of the population.

Later, the principle has come to be applied in many other areas and it seems to be true in most contexts, for example most people, use about 20% of their clothes 80% of the time or use their 20 favourite recepies for 80% of their dinners. Note that the important thing about the principle is not the exact proportion, but the lack of symmetry. It might as well be 85/15 or 90/10 – but seldom less less than 80/20.

From this obviously follows the dilemma to identify the 20% that gives the most value. This requires thought, both to apply the principle to your private life and in your role as a manager.

80/20 applied to your private life: Outside the job you should focus on the 20% that gives you the most satisfaction in life. Maybe spending time with children and grandchildren, walking in the nature, sailing, reading novel or engaging in bird watching. If you truthfully look into your heart, you will likely intuitively know what it is that gives you the most joy and energy. If you are unsure, then you might start by writing down a list of everything you do in a week and then ranking.

Then spend your time on the items on the top of the list and deprioritize everything else without any bad conscience.

80/20 applied to your work: At work, the pareto principle means that if you are a manager you should focus on the 20% that can not be done better by any of your team members. If somebody else can do it as well or better than yourself, then you should delegate.

This means you have to be honest and may need to struggle with yourself giving up things that give you joy and satisfaction or where you have your comfort zone. This is often most difficult for those recently promoted from operational activities to a managerial role, not least if the reason for promotion has been operational skills.

You also have to put your ego aside to accept that for many (perhaps most) of the tasks falling within your area of ​​activity there are other employees who are more skilled and capable of performing them. This is another reason for you to focus on those areas where your added value is the greatest.

If you are a recently promoted expert, then your biggest challenge is often to shift focus and allow yourself (or force yourself) to let go of some of the operational work of your new subordinates and fight the impulse to micromanage.

What lies in the 20% that will be your new focus shifts from workplace to workplace and from position to position, but it will also change over time. Not least in the fast-growing startup organization, the effective leadership will require continually new priorities of what to do and what to delegate downwards.

Wishing all my blog readers a happy, productive and creative new year!

svensk_flagga  Detta blogginlägg på svenska

Lär dig prioritera – 80/20-principen

Paretoprincipen

Den här tiden på året är ofta full av nyårslöften rörande att leva ett bättre liv under det kommande året. Kanske träna mer, ägna mer tid och familj och vänner eller börja med en ny hobby. Men hur ska man finna tid till dessa nya saker, när livspusslet är svårt att få ihop redan som det är?

I detta läge kan man få hjälp av paretoprincipen, eller 80/20-principen, som innebär att 20 % av vad du gör ger dig 80 % av värdet. Principen kommer från den italienske ekonomen Vilfredo Pareto som 1906 noterade att 80 % av all mark i Italien ägdes av 20 % av befolkningen.

Senare har principen kommit att appliceras inom många andra områden och den verkar hålla i de flesta sammanhang, t.ex. så gäller för de flesta människor att de använder ungefär 20 % av sina kläder 80 % av tiden eller äter sina 20 favoritrecept 80% av middagarna. Notera att det viktiga med principen inte är den exakta proportionen utan bristen på symmetri. Det kan lika gärna vara 85/15 eller 90/10 – dock mer sällan mindre än 80/20.

Med detta följer givetvis kruxet att identifiera de 20% som ger mest värde. Detta kräver eftertanke, både för att applicera principen på ditt privatliv och i din roll som chef.

80/20 i ditt privatliv. Utanför jobbet bör du fokusera på de 20% som ger dig mest tillfredsställelse i livet. Det kanske är att tillbringa tid med barn och barnbarn, vistas i naturen, segla, läsa skönlitteratur eller att ägna dig åt fågelskådning. Om du rannsakar dig själv så vet du säkert intuitivt vad det är som ger dig mest glädje och energi. Om du är osäker så kanske du ska börja med att skriva ner på en lista allt vad du gör under en vecka och sedan rangordna. Lägg sedan din tid på det som kommer högst på listan och dra ner på allt annat med gott samvete.

80/20 på jobbet. På arbetet innebär paretoprincipen att om du är chef så ska du fokusera på de 20% som inte kan göras bättre av någon av dina medarbetare. Om någon annan kan göra det lika bra eller bättre än du själv så ska du delegera.

Detta innebär att du måste vara ärlig och kanske behöva kämpa med dig själv ge upp saker som ger dig glädje och tillfredsställelse eller där du har din komfortzon. Svårast kan det vara för den som nyligen blivit befordrad från den operativa verksamheten till en chefsroll, inte minst om grunden till befordran varit skicklighet på den operativa sidan.

Du måste också lägga ditt ego åt sidan att acceptera att för många (kanske de flesta) av arbetsuppgifterna som faller inom ditt verksamhetsområde finns det andra som är skickligare och mer kapabla att utföra dem. Detta är ytterligare en anledning att du ska fokusera på de områden där ditt mervärde är det största.

Om du är nybliven chef så är sannolikt din största utmaning att skifta fokus och tillåta dig (eller tvinga dig) själv att släppa det operativa arbetet till dina nya underställda och bekämpa impulsen att detaljstyra.

Vad som ligger i de 20% som ska bli ditt nya fokus skiftar från arbetsplats till arbetsplats och från position till , men det kommer också att skifta över tiden. Inte minst i den snabbt växande uppstartsorganisationen, så kommer det effektiva chefskapet att kräva ständigt nya prioriteringar av vad du själv ska göra och vad du ska delegera.

Önskar alla bloggläsare ett gott, kreativt och givande nytt år!

united-kingdom-flag-1-  This blog post in English